Una presenza che diventa esperienza

Uno dei momenti cruciali della vita di un’associazione ruota attorno ai cosiddetti banchetti o, più in generale, ai momenti di piazza. Questi momenti sono cruciali per cementificare il rapporto della nostra associazione con il territorio, farci conoscere da possibili nuovi volontari e coinvolgere eventuali stakeholder.

Che si tratti del classico banchetto per vendere il panettone o di un semplice momento espositivo, come REAS Montichiari, è fondamentale costruire un’esperienza attorno alla nostra presenza.

In primo luogo, è necessario definire quale sia l’obiettivo di un evento di questo tipo: farsi conoscere, raccogliere donazioni, “vendere” prodotti solidali.

L’importanza della programmazione

In qualsiasi tipologia di evento è buona norma portare con sé: una brochure/leaflet con tutte le informazioni sulla nostra realtà e i contatti principali, una cassettina per le donazioni, il blocchetto per le ricevute, un gadget da lasciare, un vademecum con chiare indicazioni per i volontari che presidiano la postazione.

Se l’evento cui partecipiamo è pensato per farci conoscere, a parte costruire dei momenti dimostrativi, dobbiamo guidare la persona di fronte a noi nel nostro mondo. Formiamo in maniera puntuale i volontari sia sull’organizzazione che sulla gestione del banchetto e avvaliamoci di percorsi e “giochi”  che possano agevolare questo processo.

Gamification? Una nuova opportunità da cogliere

Si torna sempre dove si è stati bene e la gamification, meccanismi tipici del gioco e, in particolare, del videogioco per rendere gli interlocutori partecipi, ci aiuta molto. Costruiamo dei giochi, che siano quiz o percorsi reali, che permettano di entrare in contatto con quello che la nostra associazione fa, evitando una lezione frontale che non sempre incontra il favore di tutti.

Costruiamo sfide ponendo domande o chiedendo di fare delle azioni specifiche. Ad esempio, se la nostra organizzazione si occupa dei trasporti potremmo mettere su una cartina della nostra città delle puntine che indicano i punti nevralgici e munendo il nostro interlocutore di spago chiediamogli quanto ne servirebbe. Aggiungiamo magari che quella cifra va moltiplicata per 10 o per 100 per essere reale.

Coinvolgendo e magari costruendo anche un po’ di competizione abbiamo reso l’idea di quanti km percorra ogni giorno un mezzo atto al trasporto malati e contando gli attuali costi dei carburanti quanto sia importante una donazione.

Se, invece, siamo un’associazione storica della città magari possiamo provare con un bel quiz storico…ovviamente con un bel premio alla fine – basta un adesivo – tutto diventa più facile. Si possono utilizzare numerosi escamotage per realizzarlo dal semplice Google Form a strumenti più elaborati come Mentimeter. Le idee possono essere davvero tante, ma scegliamo un modo che rappresenti realmente la nostra organizzazione e che ci renda unici.

Distinguersi. Distinguersi. Distinguersi

Il problema di questi eventi, soprattutto quando raggruppano numerose organizzazioni, e che i banchetti/gazebo si assomiglino un po’ tutti. Proprio per questo è fondamentale scegliere una linea comunicativa propria con delle azioni dedicate e dei modi che diventino un marchio di fabbrica.

Gestiamo al meglio lo spazio e il primo contatto, sorridiamo ed evitiamo di stare costantemente dietro il tavolo: questo non farà altro che creare una distanza tra noi e il nostro interlocutore. In questi contesti, inoltre, è fondamentale imparare a gestire anche i più scettici e i detrattori con risposte cortesi e che si avvalgano di dati empirici (e.g. numero di persone assistite, numero di trasporti fatti ecc.)

Una burocrazia non trascurabile

Per quanto riguarda le donazioni, che si tratti di erogazioni o di prodotti solidali, spieghiamo sempre che trattasi di una donazione e raccontiamo in maniera precisa e puntuale a che cosa contribuiranno i soldi raccolti. Nel caso di prodotti solidali, soprattutto nei pressi del Natale, spieghiamo bene il prodotto mostrando le peculiarità e il valore aggiunto di un acquisto etico. In ogni occasione, impegniamoci per avere più possibilità di donazione possibile scegliendo metodi cashless e se possibile tracciabili: Point of Donation per pagare con carta piuttosto che Satispay.

Infatti, sebbene le ricevute cartacee vadano fatte per il contante non hanno alcuna valenza in sede di dichiarazione dei redditi a differenza dei pagamenti tracciabili. Non dimentichiamo mai di munirci di monete per il resto, di buste e di qualche gadget da poter regalare a chi sceglie di seguire la generosità.

Raccogliere nuovi contatti… in piazza!

Infine, i banchetti sono davvero occasioni d’oro per riempire il nostro database di contatti e di nuovi sostenitori. Che si tratti di QR code con dei form o usare il quiz come escamotage per raccogliere nome, cognome o e-mail poco importa. Gli strumenti digitali ci salvano da errori di battitura e dal perdere la pila di foglietti che ci riportiamo a casa a giornata conclusa. Chiediamo i dati in maniera originale ed evitando il classico “Vuoi iscriverti alla newsletter?” e soprattutto senza dimenticare di inserire sia l’autorizzazione all’utilizzo dei dati personali sia quello per i fini di marketing.

In conclusione, gli eventi di piazza – sopratutto post COVID – sono tornati a essere le occasioni predilette per incontrarsi e per condividere la propria buona causa. In maniera crescente è interessante guardare come attraverso alcuni strumenti, ormai parte della nostra quotidianità QR/ POS, il mondo digitale stia diventando sempre più fisico e si fonda con strette di mano e sorrisi.

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Articolo di Isabella Lalli. Sono cresciuta nel non profit. A 8 anni vendevo le uova di Pasqua per i bambini in Kenya, oggi accompagno le piccole organizzazioni nel sostenere le loro cause in maniera efficace e professionale.