Programmare, pianificare, organizzare

Anche se non stiamo parlando di metodo Augustus, la raccolta fondi e la comunicazione prevedono un’organizzazione e una programmazione da non sottovalutare.

Per programmare la nostra raccolta fondi dobbiamo partire dalla sua unità di base “la campagna”. La campagna di raccolta fondi è il modo in cui confezioniamo il fabbisogno del nostro ente anzi, più nello specifico, è l’insieme di azioni che mettiamo in atto per sostenere le attività della nostra realtà. I panettoni venduti a Natale, chiedere di donare il 5×1000, chiedere di sostenere un determinato progetto: sono tutte campagne di raccolte fondi.

Nell’anno di un ente le campagne di raccolta fondi sono in media tre e devono avere una durata minima di un mese. Queste sono composte da un insieme di azioni che si dividono in comunicazione e fundraising.

Ma partiamo dall’inizio

Quando guardo all’anno della mia organizzazione devo individuare i periodi in cui voglio fare campagna: generalmente sono il periodo marzo-giugno con il 5×1000, novembre-dicembre con Natale e poi ogni organizzazione ne ha un terzo a sua discrezione tra giugno per il compleanno dell’associazione, fino a Pasqua e settembre per il rientro a scuola.

Ogni campagna ha bisogno di almeno due mesi di preparativi che si articolano in:

  • Definire le persone a cui voglio rivolgere il mio appello

Quali sono le persone a cui sto parlando? Sono donatori abituali? Quanto donano? Sono grandi o piccoli donatori? Come donano? Online o offline?

  • Qual è il mio obiettivo economico?

Definisco qual è la somma da raccogliere, idealmente lo faccio sommando i costi che devo sostenere per portare avanti le mie progettualità è aggiungendo un +30% che sono i costi di gestione della campagna.

  • Quali canali voglio utilizzare?

Comunicherò la mia campagna online (sui social o con una pagina dedicata) oppure offline (banchetti, eventi, invio lettere)?

  • Quali sono le azioni che metto in campo?

Nella mia campagna sono previste dei prodotti solidali o degli eventi? Oppure è composta da semplici appelli?

  • Tempi

Domandiamoci quanto dura la campagna e contando che abbiamo bisogno di almeno due mesi per mettere in piedi tutto, prendiamoci il tempo giusto per definire ogni dettaglio. Ad esempio se la mia campagna sarà attivi dal 27 settembre al 30 ottobre, il lavoro di backoffice deve iniziare almeno a luglio.

Dal punto di vista strutturale dobbiamo lavorare molto bene per definire la cornice della nostra opera. Definire i donatori cui mi rivolgo, tempi, canali e azioni è fondamentale per costruire una programmazione coerente ed efficace che dia il giusto risalto alla richiesta che sto facendo.

Arrivati a questo punto, dobbiamo però parlare di contenuto

Ogni campagna basa metà della sua efficacia sulla narrazione che faccio del mio fabbisogno di come delineo e trasmetto il mio messaggio. In primo luogo, dobbiamo definire in maniera chiara per quale motivo sto chiedendo il sostegno dei miei donatori. 

Garantire un crescente numero di trasporti per i dializzati. 

Acquistare il mezzo giusto per i soccorsi in montagna. 

A questo punto mi devo domandare in che modo i miei donatori possono contribuire. Se guardo alla mia lista Excel o nel mio database, mi renderò conto che all’interno vi sono persone che donano 10 euro ma ve ne sono altre che ne donano 300. Sicuramente non potrò rivolgermi a tutti allo stesso modo, né tanto meno fare la medesima richiesta.

Per i piccoli donatori lavorerò con comunicazioni generali che definiscano il valore del loro contributo e che si articolino con storie e narrazioni empatiche e umane al fine di creare empatia e solidarietà. Lavorerò in un’ottica di uno a molti: una sola comunicazione che parli a tanti.

Per i donatori un po’ più grandi, mi muovo con degli appelli dedicati: scrivo una lettera che evidenzi le radici profonde della mia causa cui allego il mio progetto con delle richieste chiare di donazione collegate all’azione realizzata. In questo caso invece, lavorerò in maniera quasi personalizzata e che coltivi un rapporto one to one.

All’interno della mia campagna, calendario alla mano, programmo delle azioni ben specifiche: invii di whatsapp, invii di e-mail o reminder sui social. Rimango fedele alla mia organizzazione ma, costruisco una comunicazione che spieghi alle persone perché non possono lasciarci soli, perché anche solo quei 10€ sono così importanti.

Per raccontare al meglio la mia campagna, possiamo usare dei piccoli trucchetti:

  • scelgo delle parole chiave ripetute e usate in maniera costante così da rendere la mia campagna riconoscibile
  • scelgo una richiesta ben specifica (DONA/PARTECIPA/UNISCITI A NOI)
  • rendo la richiesta molto chiara e puntuale costruendo degli esempi di donazione
  • raccontiamo delle storie: di persone, di luoghi…di come la nostra realtà cambi il mondo introno a noi
  • mi metto a disposizione per avere ulteriori informazioni, soprattutto nelle comunicazioni cartacee dev’essere presente almeno una e-mail

Arrivati a questo punto, una volta definita la struttura, il contenuto e spalmate sul calendario le azioni che abbiamo in mente la nostra campagna può partire. 

Ma non è finita qui

Non dimentichiamo mai di ringraziare e aggiornare i nostri donatori: un’e-mail, una lettera o una telefonata avrete regalato un momento indimenticabile al vostro donatore trasformandolo in un vero e proprio eroe.

Articolo di Isabella Lalli. Sono cresciuta nel non profit. A 8 anni vendevo le uova di Pasqua per i bambini in Kenya, oggi accompagno le piccole organizzazioni nel sostenere le loro cause in maniera efficace e professionale.

______________________________________

Sei un volontario, un socio oppure un esperto di terzo settore? Compila il questionario per aiutarci a migliorare la SALUTE dell’associazionismo italiano impegnato nell’emergenza-urgenza.

CLICCA QUI