Non Ti Scordar Di Loro: la gestione del volontario

E una volta che siamo riusciti a intercettare e coinvolgere i volontari che cosa faccio?

Come posso evitare che l’entusiasmo iniziale scemi e nell’arco di tre mesi mi trovi punto e a capo?

In primo luogo, i volontari si gestiscono. La gestione del volontariato per quanto possa sembrare un argomento banale non lo è mai: non bastano gruppi whatasapp e magari le indicazioni di servizio. Questa prevede metodologie e strumenti che garantiscano un’adeguata gestione del volontario che ho di fronte incontrando contemporaneamente i miei bisogni in quanto ente e le necessità del volontario stesso.

Le chiave sta nella motivazione

I nostri volontari possono essere divisi in:

volontari ordinari: i volontari che svolgono quotidianamente servizio nel nostro ente
volontari occasionali: i volontari che si attivano in momenti specifici dell’anno (es. campagna di Natale) e hanno un servizio limitato nel tempo

In entrambi i casi, i nostri volontari ci hanno scelto per i motivi più disparati: del tempo libero da impiegare, il bisogno di sentirsi utili nella comunità, acquisire nuove competenze, un senso di gratitudine verso l’organizzazione o il territorio.

Ogni volontario è mosso da ragioni più profonde e dobbiamo essere in grado di individuarle per tenerlo agganciato costruendo, in maniera implicita o esplicita, percorsi di formazione e di restituzione a fronte di un servizio.

La formazione come valore aggiunto

Ogni attività, infatti, dev’essere inserita all’interno di un progetto di crescita che permetta al singolo di vedere una buona curva di apprendimento all’interno dell’ente, nuovi stimoli e obiettivi che permettano di definire obiettivi e tracciati.

Dare degli orizzonti, crescenti responsabilità e garantire formazione e orientamento sono elementi fondamentali per dare valore ai percorsi che mettiamo in campo.

Pianificare. Gestire. Organizzare

Per un’adeguata gestione avvaliamoci di strumenti che garantiscano una chiara e puntuale gestione del turno. Utilizziamo quelli giusti per noi e per il nostro target: facili da utilizzare e fruibili da tutti. Costruiamo delle tabelle Excel o su Word che riportino:

Tipologia di servizio
Data e ora (d’inizio servizio e di attività)
Luogo
Impegno richiesto (2 ore)
Responsabile di riferimento con numero di telefono per emergenze
Quello di cui ha bisogno per portare avanti il servizio
Avvertenze e notazioni (e.g. chiedere che i biglietti del parcheggio siano timbrati gratuitamente)

Questo documentone è necessario per noi per capire dove sono i nostri volontari in ogni momento ed essere in grado di rispondere a bisogni ed emergenze, per il volontario funge da roadmap per capire che cosa deve fare e come. Plasmiamolo come crediamo sia più opportuno per noi definendo gli elementi cardine e i requisiti che riteniamo necessari.

Tra comunicazione e spirito di squadra

Sebbene l’ambiente del volontariato sia spesso informale, come organizzazioni dobbiamo diventare dei bravi comunicatori soprattutto nei momenti di crisi. Prestiamo sempre attenzione a come comunichiamo le cose, definiamo il rapporto che voglio instaurare con il nostro volontario e soprattutto ascoltiamoli e rendiamoli partecipi della strutturazione della operatività.

Insieme a un percorso di crescita ben definito all’interno dell’ente, il nostro volontario deve essere ringraziato. Ogni categoria ha il suo strumento ideale:

giovani: lettere di referenze, crediti formativi, accreditamenti, formazione in più
adulti: bonus (e.g. buoni pasto, buoni carburante), lettere di referenze

Dedichiamo delle giornate a loro, più o meno formali poco importa, definiamo le modalità in cui ci si vede e ci si incontra per confrontarsi, guardare agli obiettivi raggiunti e condividerne di nuovi.

Formazioni dedicate, momenti e opportunità di formazione (sia in termini di servizio che umana) sono sempre di valore e ci aiutano a dare un ulteriore valore al servizio. Certificati, premi, oggettistica di vario tipo che riconosca l’impegno e la disponibilità sono sempre ben visti. I momenti di convivialità sono quelli che ci aiutano a rafforzare lo spirito di gruppo del team volontari.