Come funziona la gestione dei maxi-eventi, quelli veri? Benvenuti al dietro le quinte di Lucca Comics 2024, dove centinaia di soccorritori e migliaia di volontari gestiscono l’evento dedicato all’arte del fumetto e del cosplay più grande d’Europa.

Dal 30 ottobre al 3 novembre si è svolta la 58ª edizione di uno degli eventi più attesi al mondo per gli appassionati di fumetti, giochi da tavolo, serie TV e cultura pop: il Lucca Comics & Games. Riconosciuto ormai come uno dei festival più rilevanti a livello globale, al pari del Comiket di Tokyo e del Comic-Con di San Diego, quest’anno ha attirato quasi 400.000 persone che hanno invaso la città di Lucca per tutta la sua durata.

Gestire in 4 giorni il flusso migratorio di 4 anni

L’evento non è solo un grande spettacolo di cultura pop, ma anche una complessa macchina organizzativa che richiede un piano di Safety & Security e un piano sanitario all’altezza della situazione. Il festival, infatti, rientra nella categoria dei cosiddetti “Maxi Eventi”, una definizione introdotta dopo il tragico episodio di Torino, in Piazza San Carlo, il 3 giugno 2017, durante la finale di Champions League tra Juventus e Real Madrid. In quell’occasione, il panico esploso tra gli spettatori causò oltre 1.500 feriti e la morte di due donne, per la mancanza di vie di fuga adeguate e di sufficiente personale di sicurezza.

In risposta a questo tragico evento le strutture centrali del Ministero dell’Interno emanarono numerose direttive finalizzate a prevenire e contenere situazioni di rischio in occasione di eventi e manifestazioni pubbliche che comportano la presenza di un numero elevato di persone. Con la circolare del Direttore Generale della Pubblica Sicurezza n 555/0001991/2017/1 del 7 giugno 2017 (Gabrielli) viene dato il via alle nuove disposizioni per il governo e la gestione delle pubbliche manifestazioni. Successivamente in data 28 luglio 2017, il prefetto Morcone – Capo di Gabinetto del Ministro dell’Interno – inviò una specifica direttiva alle Prefetture proprio per garantire alti livelli di sicurezza per la gestito di questi eventi. 

Verso il rischio zero: Lucca e il sistema di emergenza toscano alla prova

Lo scopo del piano di emergenza è ridurre il rischio  di  un incidente mediante l’uso razionale delle risorse umane e materiali necessarie. Deve quindi contenere semplici e chiare indicazioni sulle modalità delle operazioni  di pronto intervento in caso di pericolo monitorando l’andamento dei flussi e creando all’occasione dei varchi di deflusso idonei con la supervisione ove possibile di telecamere oppure dove non fosse possibile l’impiego di mezzi aerei capaci di individuare le criticità in tempo reale e rendere fruibile nell’immediatezza l’impiego del soccorso sanitario ove richiesto.

L’insieme degli atti e delle disposizioni attivate nella recente manifestazione del Lucca Comics ad Games ricalca fedelmente l’impianto origine per la gestione dei maxi eventi adeguato alla realtà con categoria di rischio elevata portando così ad interfacciare figure specifiche che andremo ad analizzare insieme al piano sanitario attuato dalla centrale operativa ex 118 Toscana Nord Ovest per questo evento . 

Dal centro storico , lungo le Mura Urbane fino a passare al Palasport e arrivando al Polo fieristico della città di Lucca , è stato offerto uno scenario ideale dove è stato possibile testare il sistema di coordinamento e controllo , nonché verificare l’efficienza dei collegamenti tra le varie componenti del sistema 118 e le altre strutture che agiscono, per un servizio di assistenza alla popolazione preventivo e in emergenza con l’impiego della Protezione Civile, Polizia di Stato ,Carabinieri , Polizia Municipale e Vigili del Fuoco . Tutto questo reso possibile dalla creazione di un centro di coordinamento (CGE) sito presso la sala emergenze della Protezione Civile del Comune di Lucca .

Maxi-evento: un dispiego di forze pari a tre finali di Champions League

Un’ampia area complessa, con strade strette e spazi congestionati dagli stand e dalla folla, a volte fino a 8 volte la normale capacità della città. Per questa ragione è stato applicato il piano per maxi eventi che si integra con l’assistenza sanitaria di base della città per garantire sicurezza ed efficienza. Una manifestazione con attività sotto la lente dalle 08:00 fino alle 24:00 . Un applicazione chirurgica del metodo con l’impiego di personale qualificato e strutturato . Una reale centrale di controllo ove intercettare, approfondire e risolvere le criticità del momento, mantenendo sotto controllo  tutto l’evento interfacciandosi in modo diretto con la struttura sanitaria presente su tutta la manifestazione sita all’interno di un modulo attrezzato della funzione 2 della Regione Toscana posto presso l’Ex Ospedale Campo di Marte insieme al punto medico avanzato costituente così il punto sanitario di coordinamento in cui erano presenti medici ed infermieri, ambulanze di tipo BLS , un’auto medica del servizio 118  dove si sono alternati i vari DSS  , oltre ai DTS e gli operatori necessari per la gestione dell’evento , ambulanze di tipo BLSD e  squadre a piedi di tipo BLSD presenti su tutta la manifestazione. Un servizio di assistenza sanitaria 118 per l’evento coordinato dalla Centrale Operativa 118 Alta Toscana (C.O. 118 Alfa Tango), in collaborazione con le Associazioni di Volontariato e la Protezione Civile del Comune di Lucca.

Nella gestione dei flussi è stato reso necessario l’impiego degli aeromobili AW 139 della Guardia di Finanza, capaci di identificare dall’alto in modo chirurgico le problematiche e di coordinare il personale di sicurezza e di viabilità creando in modo esemplare dei corridoi di uscita affinché non si creassero problematiche di intervento. I dati relativi alla presenza e all’afflusso dei visitatori presso i padiglioni ed i siti cittadini monitorati, erano convogliati in tempo reale presso il suddetto Centro – CGE. Al raggiungimento della soglia di allerta, il dirigente dei servizi di ordine pubblico ha, di volta in volta, valutato la chiusura temporanea di alcune vie di accesso al distretto cittadino/padiglione, sino all’avvenuta diminuzione delle presenze interne. Contestualmente è stata attuata un’ opera di informazione al fine di indirizzare il pubblico su itinerari alternativi.

L’evento ha visto dislocato l’impiego di oltre 4000 operatori a tutela dei 400.000 visitatori e l’immancabile e sempre apprezzata presenza dell’esercito. Ma cosa si nasconde dietro un modulo operativo di maxi eventi ? Se non sei un addetto ai lavori, tutto questo snocciolare di sigle e piani strutturati può risultare ostico e di difficile comprensione. Ecco perché qui di seguito vi spieghiamo per punti il complesso funzionamento di questa macchina.  

Analisi del Rischio

  • Identificazione dei Pericoli: Il team sanitario effettua un’analisi dettagliata per identificare i rischi potenziali associati a un grande afflusso di persone. Questi possono includere malori di vario tipo (colpi di calore, disidratazione), cadute e traumi accidentali dovuti al sovraffollamento o a incidenti nelle aree di evento.

Collaborazione con le Autorità

  • Coordinamento Integrato: Sviluppare un piano sanitario in collaborazione con enti locali e organizzazioni come ASL, Protezione Civile, Vigili del Fuoco e Forze dell’Ordine è fondamentale per garantire che tutte le misure di sicurezza siano ben orchestrate. Questo include piani di evacuazione, gestione della folla e risposta rapida a situazioni di emergenza.

Modello di Intervento Sanitario Scalabile:

  • Adattamento alle Esigenze: Creare un modello di intervento che possa essere adattato in base all’afflusso di pubblico e alla gravità delle emergenze è cruciale. Ciò implica avere un piano flessibile che permetta di aumentare o ridurre le risorse mediche disponibili, con delle stazioni di pronto soccorso che possono essere ampliate in caso di necessità.

Attivazione delle Aree e delle Funzioni di Supporto, prevede una struttura modulare con aree funzionali specifiche:

  • Punti di Primo Soccorso: posizionati in punti strategici come piazze principali e nelle vicinanze dei padiglioni, questi punti offrono assistenza per piccoli malori o infortuni e sono gestiti da personale volontario BLSD.
  • Aree di Stabilizzazione: per i casi più gravi, sono predisposte aree di stabilizzazione dove i pazienti possono ricevere interventi avanzati prima del trasferimento.
  • Punti di Evacuazione: collocati in zone da cui ambulanze e mezzi di soccorso possono trasportare i pazienti agli ospedali vicini, con percorsi preferenziali per evitare congestionanti.

Coordinamento Centrale e Comunicazione:

Viene istituito un Centro di Coordinamento Sanitario all’interno del Centro Operativo Comunale (COC) o in una struttura dedicata, da cui si monitorano e dirigono tutte le operazioni sanitarie. Questo centro riceve in tempo reale informazioni dai punti sanitari dislocati sul campo e coordina personale e risorse in base alle necessità. È implementato un sistema di comunicazione rapido tra i presidi sanitari, le squadre di soccorso e i coordinatori, con radio, telefoni dedicati e sistemi di messaggistica per trasmettere informazioni e allarmi in modo tempestivo.

Interventi e Risorse sul Campo:

  •  Squadre mobili di soccorritori: le squadre avanzate di soccorso si spostano a piedi o su piccoli veicoli (In alcuni casi sono stati usati anche quad a Lucca è impensabile ) per coprire aree affollate, dove è più difficile accedere con ambulanze.
  • Ambulanze pronte all’intervento: diverse ambulanze sono posizionate ai margini dell’area dell’evento, pronte a intervenire rapidamente con percorsi di evacuazione predisposti per raggiungere la struttura dedicata al coordinamento sanitario .

Sistema di Triage e Stabilizzazione: Il sistema di triage e stabilizzazione sanitaria è strutturato per gestire rapidamente un grande numero di pazienti, assegnando priorità alle cure in base alla gravità delle condizioni.

  • Triage Primario: Sul posto, il personale sanitario classifica i pazienti utilizzando un sistema a colori per determinare l’urgenza delle cure necessarie.
  • Stabilizzazione: I pazienti più gravi vengono trattati presso i Punti Medici Avanzati (P.M.A.), dove ricevono interventi immediati come il monitoraggio dei parametri vitali, la somministrazione di ossigeno e, se necessario, la defibrillazione.
  • Triage Secondario: Nei P.M.A., i pazienti vengono rivalutati per aggiornare le priorità di trattamento.
  • Trasporto Ospedaliero: Dopo la stabilizzazione, i pazienti vengono trasferiti agli ospedali in base alla gravità, con priorità per i codici rossi.

Coordinamento: Il personale sanitario lavora in stretto contatto con le forze dell’ordine e la protezione civile, utilizzando sistemi di comunicazione costante per garantire un uso efficiente delle risorse e la corretta gestione dei trasporti ospedalieri. Questo sistema garantisce una risposta sanitaria rapida ed efficace durante eventi con un grande afflusso di persone. In caso di un cambio delle criticità il protocollo prevede un’attivazione rapida delle risorse aggiuntive, come ulteriore personale sanitario, ambulanze e supporto della Protezione Civile. Il piano di escalation permette di ampliare la risposta sanitaria senza compromettere le risorse già presenti, adattandosi alla crescente gravità della situazione.Nei casi di emergenze particolarmente gravi, come il rischio di calca o crisi legate a condizioni atmosferiche estreme, è previsto l’intervento delle Forze dell’Ordine per agevolare le evacuazioni e garantire il controllo della folla.

Valutazione Post-Evento: Dopo l’evento, un debriefing e analisi per valutare l’efficacia delle operazioni sanitarie, raccogliendo dati su tutti gli interventi effettuati e sulle eventuali criticità riscontrate. Questa fase permette di migliorare le strategie future, apportando modifiche al piano sanitario sulla base delle lezioni apprese. Grazie a questo metodo, la gestione sanitaria dei maxi eventi avviene con grande attenzione alla prevenzione e alla rapidità di risposta, assicurando così un ambiente più sicuro per tutti i partecipanti.

Articolo e fotografie di: Alessandro Conti